quarta-feira, janeiro, 2019

Gerenciando seu projeto de design de cliente: 5 fluxos de trabalho para viver

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Então você acabou de marcar o contrato do cliente que está negociando há semanas e está finalmente pronto para entrar no trabalho “real”, certo? Parece bom! Mas antes de emergirmos das aparentemente intermináveis ​​negociações contratuais e revisões de escopo do projeto e para um lugar feliz de nosso aplicativo de design escolhido (o meu é o Sketch), vamos considerar algumas táticas de fluxo de trabalho que podem nos ajudar a projetar mais e gerenciar menos.

Um dia, uma hora

A primeira coisa que faço quando inicio um novo projeto de cliente é configurar um sistema de pastas no meu computador para esse cliente e guardar os primeiros ativos que foram trocados entre nós até o momento.

No geral, aqui está o aspecto do meu sistema de pastas diretas:

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Vamos dividir cada seção e examinar o fluxo de trabalho das pastas.

A pasta do cliente

Dentro da pasta principal “Work”, para cada um dos meus clientes eu crio uma pasta individual para esse cliente.

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Dica Pro: Listar pastas de clientes em ordem alfabética no gerenciador de arquivos para navegação rápida.

Pastas de Projeto

Em muitos casos, você pode ter vários projetos por cliente, portanto, dentro de cada pasta de cliente, gosto de criar uma subpasta para cada projeto específico. Você pode omitir essa camada extra de organização se realmente acredita que é um cliente único ou, melhor ainda, pule essa etapa primeiro e, depois disso, tenha projetos subsequentes para esse cliente e, em seguida, comece a implementar um projeto baseado em projeto. estrutura de pastas.

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A pasta do projeto

Aqui é onde as coisas ficam interessantes.

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  • Os ativos geralmente podem ser qualquer tipo de elemento de design usado para criar seus projetos. Isso pode variar de fotos, logotipos, fontes, ícones, ilustrações, modelos e muito mais.
  • Negócios são qualquer coisa relacionada a negócios, incluindo propostas de projetos, contratos e faturas.
  • Client Input são documentos e arquivos que você recebe do cliente. Questionários de projetos, amostras de projetos anteriores, cópia, e-mails importantes, etc.
  • Entregas contêm todos os arquivos enviados para o cliente.
  • O design contém todos os arquivos de origem do design.
  • Recursos é qualquer outra documentação, materiais e outros arquivos necessários para suportar o projeto.

Escolhendo uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Estamos no que parece ser a idade de ouro das ferramentas de gerenciamento de projetos, onde parece que um dia surge um novo, na esperança de conquistar os corações e as mentes de quem procura um quadro kanban e algum fluxo de trabalho em suas vidas. Mas antes de sucumbir à horas intermináveis ​​de testar “testes gratuitos” e ficar obcecado com as tabelas de comparação de recursos, vamos tomar algumas decisões iniciais sobre o que precisamos do gerenciamento de projetos que, por sua vez, limitará muito nosso conjunto de opções.

Vejamos as principais dimensões de uma ferramenta típica de gerenciamento de projetos para que possamos entender melhor o que é aplicável a nós. Esta não é uma lista exaustiva de recursos, mas se você puder encontrar uma ferramenta que limita a maioria dos itens da lista abaixo, ela pode, sem dúvida, capacitar seu fluxo de trabalho diário.

  1. Facilidade de uso – Em média, você gastará várias horas por semana gerenciando vários aspectos de seu projeto, portanto, escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos que você ache intuitiva e projetada de acordo com sua preferência é crucial para minimizar fricções e inconvenientes de usabilidade.
  2. Gerenciamento de Tarefas – Ser capaz de adicionar tarefas e dados de tarefas associadas de maneira fácil e eficiente (data de vencimento, prioridade, categoria, etc.) tornará seu fluxo de trabalho geral muito mais organizado e linear.
  3. Rastreamento de Tempo e Faturamento – Para a maioria dos projetos, o tempo de rastreamento será a principal maneira de faturar seus clientes. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos que integra recursos de controle de tempo é uma adição conveniente, que também pode agilizar a criação de faturas e permite correlacionar quanto tempo você gasta em tarefas específicas.
  4. Integrações – As integrações podem ser uma maneira poderosa de conectar uma ferramenta de gerenciamento de projetos a outras partes do quebra-cabeça da vida profissional. As integrações podem ser desde anexar um documento do Google a suas tarefas até aceitar pagamentos de fatura por meio de cartões de crédito. Pense nas integrações que terão o maior impacto no seu fluxo de trabalho e também sejam realistas naquelas que você pode viver sem em favor de recursos mais importantes.
  5. Ferramentas de Colaboração – Eu sempre aconselho incluir seus clientes em vários pontos de contato durante o desenvolvimento do projeto. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que seus clientes deixem comentários, comentem e até adicionem tarefas à sua lista de tarefas pode ser uma ótima base para colaboração.

Fazendo a escolha

Com o sentido geral das cinco dimensões de uma ferramenta de gerenciamento de projetos acima, vamos dar a cada uma dessas cinco dimensões um valor máximo de 10 pontos e decidir, dentre esses 10 pontos disponíveis, quantos pontos você daria para seu fluxo de trabalho diário? Por exemplo, meu detalhamento seria:

Facilidade de uso = 9 pontos
Gerenciamento de tarefas = 10 pontos
Tempo de acompanhamento e faturamento = 5 pontos
Integrações = 8 pontos
Ferramentas de colaboração = 8 pontos

Então, quando chegar a hora de decidir sobre uma ferramenta de gerenciamento de projetos, basta olhar para a lista de recursos e fazer uma avaliação em cada um dos cinco recursos acima. Se eles não atenderem às suas necessidades individualmente, passe para o próximo!

Manipulando a Comunicação do Cliente

É importante ter maneiras flexíveis e confiáveis ​​de se comunicar com seus clientes. Eu gosto de estar preparado para isso em três frentes:

Chamadas de áudio e vídeo

Embora as chamadas de áudio sejam quase sempre a forma aceitável e esperada de comunicação com os clientes, gosto de usar um único aplicativo que suporte chamadas de áudio e vídeo, se necessário. Dessa forma, não tenho que me esforçar para abrir e fazer login em aplicativos diferentes, dependendo do tipo de chamada.

Compartilhamento de tela

O compartilhamento de tela é uma ótima maneira de apresentar trabalho aos clientes, ao mesmo tempo em que explica e demonstra seus projetos em tempo real.

Dica profissional: antes do compartilhamento de tela, oculte os ícones da área de trabalho e desative todas as janelas de notificação que possam aparecer.

  • Para usuários de Mac: https://itunes.apple.com/us/app/hiddenme/id467040476?mt=12
  • Para usuários do Windows: Clique com o botão direito do mouse (ou mantenha pressionada) na área de trabalho, aponte para Exibir e selecione Mostrar ícones da área de trabalho para adicionar ou desmarcar a marca de seleção.

Mensagens

Ter uma maneira leve de trocar mensagens e obter feedback rápido de seus clientes é útil durante o horário de trabalho.

Dica profissional: se você já estiver usando um aplicativo de mensagens como o Slack , crie um novo espaço de trabalho para sua marca pessoal e para cada cliente crie um canal privado para esse cliente e convide-o especificamente para esse canal.

O e-mail

E-mail pode ser uma parte desafiadora e assustadora de sua rotina diária para conquistar. É invariavelmente um pega-tudo para correspondência importante, boletins úteis, notificações, etc. Mas acima de tudo … indesejado e muitas vezes, lixo indesejado. Como resultado, chegar na caixa de entrada zero diariamente pode parecer com:

 

Existem várias técnicas recomendadas para alcançar a caixa de entrada acima mencionada, envolvendo filtros de e-mail complexos, pastas inteligentes, algoritmos de aprendizado de máquina e AI de ponta. Mas para aqueles de nós sem um PHD em ciência de dados, vamos considerar uma maneira prática e altamente eficiente de fazer isso.

E-mail “Triagem”

O primeiro passo para resolver nossos problemas de e-mail é implementar um sistema de lidar eficientemente com e-mails realmente urgentes e importantes e colocar todo o resto em um local apropriado para lidar com isso depois. Então abra seu cliente de e-mail, abra o primeiro e-mail, dê uma olhada rápida e avalie rapidamente se você precisa agir nesse e-mail.

Se a resposta é sim”:

  1. Este e-mail requer menos que alguns minutos para processar?
  2. Se “Sim” responder imediatamente, arquive o e-mail e passe para o próximo e-mail.
  3. Se “Não”, adicione-o como um todo em sua ferramenta de gerenciamento de projetos, arquive-o e passe para o próximo e-mail.

Se a resposta for “não”?

  1. Você precisa deste e-mail para referência posterior?
  2. Se “Sim”, salve a mensagem como um PDF em sua pasta de entrada de cliente para encontrá-lo mais tarde quando precisar. Em seguida, arquive e passe para o próximo email.
  3. Se “Não”, exclua-o.

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Dica Pro: Sempre que você enviar um e-mail e estiver esperando uma resposta, crie um todo em sua ferramenta de gerenciamento de projetos para esse e-mail e não faça o check-out até receber uma resposta.

Táticas de Colaboração

Em minha vasta experiência como freelancer, descobri que a chave para uma colaboração bem-sucedida com os clientes não é obter perguntas respondidas ou formular soluções em conjunto, mas sim adicionar constantemente contexto. Durante cada interação com um cliente, o objetivo principal deve ser adicionar contexto aos problemas que estão tentando resolver.

A chave para uma colaboração bem-sucedida com os clientes não é fazer com que as perguntas sejam respondidas ou formular soluções em conjunto, mas sim adicionar constantemente o contexto.

Antes de iniciar o processo de colaboração, a primeira pergunta a ser feita ao cliente deve ser ideal; quão colaborativo você gostaria de ser? É provável que seu cliente não saiba exatamente a resposta a essa pergunta, mas uma suposição inicial é um bom começo. A partir daqui, podemos ter uma ideia melhor de como avaliar o envolvimento de nossos clientes e fazer novamente essa pergunta como um acompanhamento para reavaliar o avanço.

Colete Upfront

Agora, este é um bom momento para coletar o máximo possível de informações iniciais sobre o projeto. Isso pode incluir:

  1. Quaisquer arquivos de origem para ativos de marca
  2. Qualquer feedback do usuário antes do início do projeto
  3. Quaisquer dados analíticos on-line de uma versão existente do projeto

Definir expectativas e limites

Deve ser sempre muito claro o que o cliente deve esperar de você em todos os pontos do projeto, seja uma atualização de status ou uma entrega. Estar preparado é tão eficaz quanto saber o que preparar, portanto, torne-o prioritário em suas discussões com o cliente para definir as expectativas de acordo.

Priorizar

Quase todos os projetos provavelmente terão múltiplos objetivos para endereços que exigirão sua atenção simultaneamente. Um sistema hierárquico de tarefas de trabalho pode ser implementado para refletir essas prioridades.

As prioridades tendem a mudar e a mudar frequentemente, por isso certifique-se de reavaliar essa hierarquia depois que cada tarefa principal estiver concluída.

Juntando tudo

Em resumo, meu guia sem dor para dar início ao seu próximo (ou primeiro!) Projeto de cliente se resume ao seguinte:

  1. Empregue uma prática de organização sem atritos para todos os ativos relacionados ao projeto
  2. Escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos que funcione para suas necessidades específicas
  3. Manter um fluxo claro de comunicação com seu cliente
  4. Faça as perguntas mais eficazes possíveis para o sucesso
  5. Constantemente e continuamente reavaliar as expectativas, prioridades e objetivos do projeto.

 

Boa sorte no seu próximo projeto de cliente!

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